Les étapes clés du règlement d’une succession

Les premières démarches à effectuer lors de la survenance du décès

1. Faire constater officiellement le décès

Le certificat de décès est établi par le médecin ou, pour le cas où le décès survient dans un hôpital ou une maison médicalisée, par le personnel de cet établissement.

2. Déclarer le décès auprès de la mairie du lieu de décès

Cette déclaration est effectuée, dans les 24 heures de la constatation du décès, auprès de la mairie du lieu du décès, par les proches du défunt, ou par le personnel de la structure médicale ou sociale dans laquelle résidait le défunt ou encore par l’entreprise de Pompes Funèbres. Le service d’état civil de la mairie établit les extraits d’acte de décès. Il est important de s’en procurer plusieurs exemplaires car l’extrait d’acte de décès sera transmis à chaque organisme qu’il conviendra d’informer du décès.

3. Contacter les Pompes Funèbres et organiser les obsèques

Afin d’organiser les obsèques en fonction des dernières volontés du défunt. Un contrat obsèques a pu être souscrit, par préférence au testament, qui, souvent, est porté à la connaissance des héritiers bien après les funérailles. L’inhumation ou l’incinération d’une personne décédée en France doit avoir lieu au plus tard six jours après le décès. Si le défunt exprimé de son vivant ses volontés quant à la manière dont ses obsèques doivent être organisées et sur le mode et le lieu de sa sépulture, ces volontés devront être respectées. Si aucune volonté n’a été exprimée de son vivant par le défunt, la famille organise les obsèques de manière consensuelle. En cas de désaccord pour l’organisation des funérailles, il est possible de saisir le tribunal judiciaire du lieu du décès. Les frais funéraires constituent une charge de la succession. Si le défunt a suffisamment d’argent sur ses comptes de paiement, la personne ayant qualité pour pourvoir aux funérailles peut obtenir de sa banque, sur présentation de la facture des obsèques, le déblocage des fonds nécessaires au financement des frais funéraires dans la limite de 5 000 €.

4. Informer les différents organismes du décès

Cette information doit se faire notamment auprès de :

– L’employeur,
– Le propriétaire du logement loué par le défunt, si ce dernier était locataire,
– Le syndic de copropriété, si le défunt était propriétaire d’un bien en copropriété,
– Les établissements bancaires et financiers,
– Les assureurs,
– Les organismes sociaux : caisses de retraite, caisse primaire d’assurance maladie, caisses de mutuelle, France Travail si le défunt était demandeur d’emploi, caisse d’allocations familiales…
– Les différents fournisseurs : énergie, téléphonie, réseaux sociaux…

Les informations et documents à remettre au Notaire

Un premier rendez-vous doit être organisé rapidement avec votre Notaire. Ce dernier vous expliquera en détail les démarches qu’il effectuera, la nature des actes qui devront être régularisés, ainsi que le calendrier des opérations. Lors de ce premier rendez-vous, il conviendra de remettre à votre Notaire les éléments d’information et les documents suivants :

Concernant l’état civil du défunt

L’Office vous remettra un questionnaire d’état civil qu’il conviendra de nous remettre dûment complété et signé, accompagné des documents suivants :

– Les trois originaux de l’extrait d’acte de décès,
– L’original de la carte d’identité, du passeport ou de la carte de séjour,
– L’original du livret de famille,
Selon les cas : la copie de son contrat de mariage, la copie de l’acte de changement de régime matrimonial, la copie du contrat de Pacs, la copie du jugement de séparation de corps ou de divorce,
– L’original de son testament
– La copie de la donation entre époux.

Concernant l’état civil des héritiers L’Office vous remettra un questionnaire d’état civil qu’il conviendra de nous remettre dûment complété et signé, accompagné des documents suivants :

– La copie de la carte d’identité, du passeport ou de la carte de séjour,
– La copie du livret de famille,
– Selon les cas : la copie de son contrat de mariage, la copie de l’acte de changement de régime matrimonial, la copie du contrat de Pacs, la copie du jugement de séparation de corps ou de divorce.

Concernant le patrimoine du défunt

1. Les éléments d’actifs

– S’agissant des biens immobiliers : les titres de propriété avec, pour chacun, une évaluation réalisée par un professionnel de l’immobilier (la valeur sera notamment indiquée dans la déclaration de succession). Si le bien est en copropriété, il conviendra également d’indiquer les coordonnées du syndic. Si le bien est loué, il conviendra de transmettre la copie des baux avec indication du montant actuel du loyers et du dépôt de garantie.
– S’agissant des avoirs financiers : coordonnées des établissements bancaires et financiers avec identification de la nature et des références des comptes (comptes bancaires, comptes titres, comptes épargne…) au moyen notamment des relevés de compte. Copie des contrats d’assurance-vie et coordonnées de la compagnie d’assurance.
– S’agissant du ou des véhicules : carte grise et valorisation.
– Coordonnées des organismes sociaux : assurance maladie, caisses de retraites, mutuelle, caisse d’allocations familiales…
– Si le défunt était associé d’une société : copie certifiée conforme des statuts mis à jour, l’extrait kbis, les coordonnées de l’expert-comptable.

2. Les éléments de passif

– Copie de la dernière déclaration de revenus,
– Copie de la dernière déclaration d’ISF ou d’IFI (impôt sur la fortune immobilière),
– Copie de la dernière taxe foncière,
Copie de la dernière taxe d’habitation,
– Charges de copropriété,
– Emprunts,
Aides sociales récupérables,
– Frais de soins et d’hôpital,
Toutes les factures à régler au jour du décès ou à l’occasion du décès, même réglées depuis (frais funéraires, eau, électricité, téléphone,…).
Les donations consenties par le défunt de son vivant
– Pour la déclaration fiscale de succession : copie des donations, donations-partages, dons manuels enregistrés, effectuées depuis moins de quinze ans.
– Pour le rapport civil : copie de toutes les donations même effectuées depuis plus de quinze ans (donations, donations-partages, dons manuels…).

La régularisation des actes établis par le Notaire

Le délai du règlement d’une succession et la nature des actes à régulariser diffèrent d’une succession à une autre.

L’acte de notoriété sera le premier acte à être régularisé ; L’acte indique l’identité et la qualité des héritiers du défunt et détermine les proportions dans lesquelles ils héritent. Les héritiers quant à eux, sont appelés à déclarer dans l’acte qu’il n’existe pas d’autres héritiers que ceux visés dans l’acte de notoriété.

Le dépôt de la déclaration de succession auprès du service des impôts avec le règlement des droits de succession, le cas échéant, devra intervenir dans les 6 mois du décès.

Selon les cas, la régularisation d’autres actes notariés peut être rendue nécessaire : déclaration d’option par le conjoint survivant, attestation immobilière si la succession comporte des droits immobiliers, inventaire, dépôt de testament, acte de partage…

A l’issue du premier rendez-vous avec votre Notaire, ce dernier pourra vous renseigner de manière circonstanciée sur la nature des actes qui seront nécessaires dans le cadre du règlement de la succession, leur coût, ainsi que le calendrier dans lequel l’inscrit l’ensemble des opérations.
L’Office saura vous accompagner avec le professionnalisme, l’empathie et la réactivité qui nous caractérisent.